Warum gute Dokumentation der Schlüssel zu sicheren und rechtskonformen Veranstaltungen ist
In der täglichen Praxis als Verantwortlicher für Veranstaltungstechnik nach § 39 VStättVO erlebe ich immer wieder, wie entscheidend eine lückenlose Dokumentation für den sicheren und rechtskonformen Betrieb von Versammlungsstätten ist. Prüfprotokolle, Freigaben, Gefährdungsbeurteilungen, Absprachen mit Behörden oder Veranstaltern – all das sind nicht nur Pflichtdokumente, sondern auch Ihre persönliche Absicherung.
Dokumentationspflicht ist Verantwortungspflicht
Veranstaltungen sind dynamisch – Änderungen am Ablauf, neue Technik, zusätzliche Gewerke oder kurzfristige Umbauten sind keine Ausnahme, sondern die Regel. Doch jede Änderung hat potenzielle Auswirkungen auf Sicherheit und Genehmigungslage. Wer in dieser Komplexität nicht dokumentiert, verliert den Überblick – und im Ernstfall die rechtliche Grundlage.
Papier, Excel, Messenger? Nicht mehr zeitgemäß.
Viele Betreiber und Techniker arbeiten noch mit einer Kombination aus E-Mail, Notizzetteln und Messenger-Protokollen. Diese Methoden sind fehleranfällig, intransparent und im Zweifel kaum nachvollziehbar. Das mag im Tagesgeschäft funktionieren – im Schadensfall jedoch nicht. Was fehlt, ist ein zentralisiertes, revisionssicheres und mobil zugängliches System zur Veranstaltungsdokumentation.
Eine Lösung aus der Praxis – für die Praxis
Ich arbeite mit einer spezialisierten Softwarelösung, die exakt auf die Anforderungen in Versammlungsstätten zugeschnitten ist. Sie wurde entwickelt von Fachleuten aus der Veranstaltungsbranche – mit dem Ziel, Verantwortliche wie mich zu entlasten. Ob technische Freigaben, Bühnenfreigaben, Laufkarten, Pläne oder digitale Unterschriften – alles wird zentral erfasst, strukturiert abgelegt und ist jederzeit nachvollziehbar. Besonders im Kontakt mit Behörden oder Versicherungen zeigt sich der Mehrwert dieser Lösung schnell.
Was lässt sich konkret dokumentieren?
Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig – und in der Praxis sofort umsetzbar. Typische Anwendungsbeispiele sind:
- Fotodokumentationen von Aufbauzuständen, Fluchtwegen, technischen Sonderlösungen oder sicherheitsrelevanten Bereichen.
- Nachweise über Einweisungen von Dienstleistern, Sicherheitsdiensten oder Personal – inklusive digitaler Unterschrift.
- Checklisten, die systematisch abgearbeitet und archiviert werden – z. B. zur technischen Abnahme, für Szenenwechsel oder Rückbau.
- Berichtsfunktionen, mit denen auf Knopfdruck übersichtliche Protokolle für interne Nachweise oder externe Stellen erstellt werden.
- Absprachen mit Veranstaltern, Behörden oder Dienstleistern, die direkt im System dokumentiert und nachvollziehbar hinterlegt sind.
All diese Dokumentationen sorgen nicht nur für Transparenz, sondern reduzieren Risiken und erhöhen die Professionalität im täglichen Betrieb.
Interesse geweckt?
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie eine strukturierte und digitale Veranstaltungsdokumentation in der Praxis aussehen kann, komme ich gerne mit Ihnen ins Gespräch. Sprechen Sie mich einfach an – unverbindlich und praxisnah.
